Procedimientos para la operación de los laboratorios y centros de cómputo

Ingreso a los Laboratorios y centros de cómputo:

El horario de servicios de los laboratorios y centros de cómputo, así como la normatividad requerida para el uso de las instalaciones y servicios se encuentran desglosados en los reglamentos internos de los laboratorios y centros de cómputo del instituto tecnológico.

Tendrán acceso al uso de las instalaciones y servicios con que cuentan los laboratorios y centros de cómputo aquellas personas que sean acreditadas como “usuarios internos o externos”, cubriendo los requisitos de identificación correspondientes y cumplan lo establecido en el reglamento interno, las políticas de seguridad y en los procedimientos descritos en este manual.

  

Operación de servicios:

Los procedimientos de operación a seguir para hacer uso de los servicios proporcionados por el personal de los laboratorios y centros de cómputo serán los siguientes:

 

Servicio de Impresiones

  • Todo usuario que desee hacer uso de este servicio deberá reportarlo al encargado en turno del laboratorio o centro de cómputo antes de realizar la impresión.
  • Se procederá hacer uso de un mecanismo de registro o cobro del servicio, el monto a pagar y los mecanismos de registro serán proporcionados por la subdirección administrativa.
  • Una vez realizado el trámite correspondiente para la entrega de las impresiones, el encargado procederá a solicitar el medio donde se encuentra la información, pudiendo entregarse en medios magnéticos, memorias flash, paginas Web o Internet, por medio del servicio interno de Intranet.
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Servicio de Internet

  • La disponibilidad del servicio de Internet en los laboratorios y centros de cómputo esta sujeta a la disponibilidad de computadoras asignadas a este servicio dentro de los mismos.
  • El usuario solicitara el servicio y deberá registrarse en el Sistema de Control de acceso a Internet del laboratorio o centro de cómputo especificando todos los datos que le sean requeridos por el sistema o mecanismo de registro.
  • Al momento de acudir a hacer uso del turno reservado, el usuario registrará su ingreso en el sistema de control de acceso a Internet, dando así inicio a su sesión de trabajo, y hará uso del equipo designado por el sistema y/o por el encargado del sitio.
  • Al término del uso del equipo, el usuario procederá a reportar al encargado el cual registrara el evento en el sistema de control de acceso a Internet, y el equipo estará disponible para su uso.

 

Reservación y Préstamos de equipo y material de cómputo:

  • El usuario deberá registrarse en el sistema de control de prestamosde los laboratorios y centros de cómputo especificando todos los datos que le sean requeridos por el sistema, incluyendo los referentes al día y horario (turno) en los que se hará uso del servicio de préstamo interno de computadoras.
  • Al momento de acudir a hacer uso del turno reservado, el usuario registrará su ingreso en el sistema de control de préstamos, dando así inicio a su sesión de trabajo, y hará uso del equipo designado por el sistema.
  • El tiempo de tolerancia para dar inicio a la sesión correspondiente al turno reservado será de 15 minutos de retardo, tras los cuales el usuario perderá el derecho de uso de ese turno.
  • Toda la información del usuario deberá ser almacenada en sus propios dispositivos de almacenamiento o bien en el directorio de trabajo destinado en el servidor de usuarios para ello.
  • La responsabilidad del resguardo de la información almacenada en el servidor de usuarios será exclusiva del usuario; la información acumulada en el servidor de usuarios será depurada en días preestablecidos, por lo que será responsabilidad del usuario reguardar su información en sus discos de trabajo.
  • Si el usuario desea solicitar una ampliación de su sesión de trabajo podrá hacerlo registrando una nueva solicitud de turno en el sistema de control de préstamossegún lo especificado en los puntos 1 y 2 de este apartado y de acuerdo a la disponibilidad de turnos.

 

Préstamo externo de equipo y material de cómputo:

  • El usuario autorizado para solicitar este servicio será el personal académico y docente quien será responsable directo del equipo en cuestión, pudiendo éste realizar el trámite para el préstamo por medio de un alumno, quien deberá acreditar el estar autorizado para ello. Es responsabilidad del personal de los laboratorios y centros de Cómputo validar la información que se envía por conducto de un alumno.
  • El usuario deberá registrarse en el sistema de control de prestamosde los laboratorios o centros de cómputo especificando todos los datos que le sean requeridos incluyendo los referentes al día y horario inicial y final en los que se hará uso del servicio de préstamo externo de computadoras, a fin de que el equipo solicitado sea registrado como préstamo “reservado”. En el caso de los préstamos por tiempo indefinido, estos datos deberán quedar vacíos. Este servicio será solicitado con al menos 5 días de anticipación y dependerá de la disponibilidad de equipos.
  • En el caso de préstamos entre departamentos del instituto tecnológico será necesario contar con un oficio de solicitud por parte del encargado del departamento solicitante, la cual se evaluara y se autorizara por el departamento de sistemas.
  • El usuario registrará su ingreso en el sistema de control de préstamospara que se dé el mismo como “vigente”. El equipo solicitado le será entregado por el encargado de apoyo de los laboratorios o centros de cómputo, previa verificación de su correcto funcionamiento de ambas partes y autorización del jefe del departamento de sistemas.
  • De requerirlo el usuario y de acuerdo a disponibilidad, el encargado de apoyo técnico trasladará el equipo al lugar que se le especifique y realizará la instalación del equipo en préstamo.
  • En caso de que al encender el equipo o durante su uso ocurriera algún fallo o desperfecto, el usuario deberá notificarlo de inmediato al encargado del laboratorio o centro de computo que le proporciono el equipo, el cual reportara la falla al encargado de soporte técnico del departamento de tecnologías de información.
  • Cuando el tiempo especificado en el sistema haya concluido, el usuario procederá a entregar el equipo al encargado de apoyo del laboratorio o centro de cómputo quien, previa verificación de sus condiciones, dará por concluido el préstamo.
  • Una vez verificadas las condiciones de los equipos y habiendo éstos reingresado al laboratorio o centro de cómputo, el encargado de apoyo técnico dará por concluido el procedimiento registrando en el sistema de control de prestamos como “concluido”.
  • El usuario estará consciente de los alcances y limitaciones del equipo que solicita y no deberá intentar reparaciones o cambio de partes ni extracción de componentes.

 

Préstamo de documentación de software:

El procedimiento a seguirse en caso de proporcionarse este servicio es el siguiente:

  • El usuario deberá registrarse en el sistema de control de préstamosde los laboratorios o centros de cómputo especificando todos los datos que le sean requeridos incluyendo los referentes al tipo de documentación solicitada. Este servicio se dará únicamente dentro de las instalaciones de los laboratorios o centros de cómputo y dependerá de la disponibilidad del material solicitado.
  • Al término del uso de la documentación solicitada, el usuario deberá entregar al encargado en turno el material en préstamo, quien, previa verificación de sus condiciones, dará por concluido el procedimiento registrando en el sistema de control de préstamos como concluido.
  • No se permite la fotocopia, escaneo o digitalización del material con derechos reservados.

 

Préstamo de software educativo en forma digital:

  • El usuario deberá registrarse en el sistema de control de préstamosde los laboratorios o centros de cómputo especificando todos los datos que le sean requeridos incluyendo los referentes al software educativo en forma digital solicitado. Este servicio se dará únicamente dentro de las instalaciones de los laboratorios y centros de cómputo y dependerá de la disponibilidad del material solicitado.
  • Al término de uso del software solicitado, el usuario deberá entregar al encargado en turno el material en préstamos, quien, previa verificación de sus condiciones, dará por concluido el procedimiento registrando en el sistema de control de préstamos como concluido.

 

Realización de Cursos o talleres en las instalaciones de los laboratorios o centros de cómputo:

Los cursos que podrán ser realizados en las instalaciones de las salas se clasifican de la siguiente manera:

  • Cursos de introducción vocacional a alumnos de bachillerato
  • Cursos de Ingeniería.
  • Cursos de actualización para personal docente, académico y administrativo del Instituto Tecnológico.
  • Cursos de educación continúa.
  • Especialidades.
  • Diplomados.
  • Cursos individuales.
  • Cursos de la Unidad de Postgrado.
  • Inscripciones de alumnos a materias.
  • Congresos
  • Otros, como becas PRONABES, y que éstos sean definidos por las autoridades del departamento de tecnologías de información y la subdirección académica.

 

El procedimiento a continuación descrito será aplicable a cualquier tipo de curso impartido en las instalaciones de los laboratorios o centros de cómputo, debiendo cubrirse los siguientes requisitos:

  • Los laboratorios y centros de computo pondrán a disposición del personal docente, académico, alumnos y usuarios en general un listado del software instalado permanentemente en los equipos y el software adicional con el que cuenta la dependencia para su uso en cursos o talleres. En el listado se especificará si el software es shareware o freeware o bajo alguna otra licencia (GNU, GPL, etc.).
  • El personal docente, académico u encargado del curso informará al responsable del laboratorio o centro de cómputo los requerimientos de software a ser utilizado, en caso contrario, deberá informar al responsable de cómputo sus requerimientos con 15 días de anticipación a la fecha aprobada para impartir el curso.
  • Si para el curso a impartirse se requiere un software adicional a los especificados en el listado de software con que cuenta la sala, esto deberá notificarse jefe del departamento de tecnologías e información, con quien el responsable del laboratorio o centro de computo tramitará, de ser procedente, la adquisición del programa requerido a la sub dirección administrativa y/o académica. El solicitante deberá sujetarse a los plazos de los trámites de compra correspondientes.
  • El personal docente deberá acreditar ante las autoridades correspondientes el conocimiento del adecuado uso del material y equipos a ser utilizados (software, proyector multimedia, etc.). En caso contrario, informará al responsable del laboratorio o centro de cómputo esta situación a fin de que se le proporcione la capacitación necesaria.
  • Las fechas y horarios de capacitación serán establecidos por el departamento de sistemas de acuerdo a la disponibilidad del laboratorio o centro de cómputo en coordinación con los responsables de los cursos.
  • El personal docente, administrativo o el personal designado por éste solicitará el laboratorio o centro de cómputo a utilizar por lo menos con 10 días hábiles de anticipación, indicando al encargado en turno los programas y requerimientos de hardware que le serán necesarios. Esta información deberá ser registrada en el sistema de control de préstamos del laboratorio o centro de cómputo especificando los equipos a ser utilizados, el número de alumnos propuestos para el curso, la fecha y horario solicitado así como toda la información especificada en el sistema para uso de este servicio.
  • Al momento del préstamo del servicio, el personal docente registrará en el sistema el inicio y término de la clase solicitado con anterioridad. En el caso de los cursos escolarizados deberá justificarse con la sub dirección Académica y deberán tramitarse los requerimientos de nuevos recursos con suficiente anticipación para la adquisición en su caso.
  • En caso de presentarse algún fallo o desperfecto de equipo, software ó anomalía, el personal docente, académico o usuario deberá reportarla por al responsable del laboratorio o centro de cómputo, especificando detalladamente el problema identificado, el cual lo reportada al encargado de soporte técnico del departamento de tecnologías de información.
  • De presentarse fallos en el suministro de energía eléctrica o tormentas eléctricas, el personal encargado del laboratorio o centro de computo será responsable de proteger de manera inmediata los equipos (apagándolos) hasta que la contingencia presentada haya terminado o sido resuelta.
  • Será responsabilidad del maestro, instructor o personal encargado del curso el adecuado uso de los equipos y la integridad física de las instalaciones y equipos durante el tiempo reservado para su clase o actividad docente. 

 

Respaldo de los trabajos de los usuarios de los laboratorios o centros de computo

  • El usuario registrará en la solicitud de respaldo todos los datos referidos en el formato y lo entregará al encargado en turno para su realización, junto con los medios que serán utilizados para tal fin en cantidad y calidad suficientes.
  • El encargado en turno del laboratorio o centro de cómputo verificará la programación de respaldos, indicando al usuario el horario que le haya sido asignado.
  • El encargado en turno verificará que los discos o medios no contengan virus de acuerdo con lo establecido en las políticas de seguridad antivirus. En caso contrario, usará el procedimiento de descontaminación, e informará al usuario esta situación.
  • En caso de presentarse algún daño en el dispositivo o medio del usuario se realizará la verificación de la integridad de los datos e informará al usuario la situación del mismo (utilizable, parcialmente dañado, daño total, etc.)
  • La información contenida en los equipos de los laboratorios o centros de cómputo no se mantiene guardada al contar con software de congelación que mantiene los equipos en un estado de reiniciación cada vez que se prende.
  • El personal de la sala de cómputo no será responsable de la información eliminada antes de la fecha prevista para la depuración cualquiera que sea la causa. En la medida de lo posible, se avisará de forma precautoria.
  • La programación y asignación de los horarios para recepción de los dispositivos de almacenamiento se realizarán con apego a las actividades previamente programadas; bajo ninguna circunstancia se harán excepciones.

 

Respaldo por parte del usuario

  • El usuario contará con el dispositivo y los medios a ser utilizado para el resguardo de su información. El laboratorio o centro de cómputo facilitará los dispositivos, sujeto a disponibilidad
  • El usuario determinará los archivos a respaldar y realizará la copia de su información al dispositivo de almacenamiento con el que cuente, verificando la integridad de los datos.
  • En caso de requerir asesoría, podrá solicitarla al encargado en turno de la sala.

 

Servicio de Digitalización de imágenes, textos, video y audio:

  • El usuario deberá registrarse en el laboratorio o centro de cómputo especificando todos los datos que le sean requeridos y solicitará al encargado en turno este servicio especificando el medio en el que se encuentra la información a ser digitalizada y proporcionando, en caso necesario los dispositivos en los que se encuentra la información a digitalizar o en los que se almacenará la información digitalizada.
  • El usuario deberá acudir a la sala el día y en los horarios especificados por el encargado en turno y acreditar el pago del servicio para recibir las digitalizaciones solicitadas.
  • El usuario será responsable de las reproducciones que realice, con apego a la Ley Federal de Derechos de Autor.

 

Del cobro de Servicios:

El procedimiento a seguirse en caso de que los servicios a proporcionarse tengan costo de recuperación es el siguiente:

  • El usuario pagará con el cajero de la dependencia el importe del servicio a solicitar.
  • El cajero registrará los datos de la credencial del usuario en el sistema de cobros.
  • Al ingresar a caja el importe, automáticamente el sistema autorizará a los prestadores de servicios a dar el servicio requerido.
  • En caso de requerir factura, se solicitará al cajero antes de realizar el pago del servicio. El importe mínimo a facturar será determinado por la sub dirección administrativa.
  • El usuario llegará al lugar del servicio y presentara el comprobante de pago emitido por la caja

 

Procedimientos de seguridad y uso de instalaciones

  • Los usuarios, personal académico o docente deberán identificarse presentando una credencial válida para el uso de los servicios que proporcionan los laboratorios y centros de cómputo.
  • Los usuarios deberán conocer el alcance, limitaciones y operación de los equipos solicitados, en caso contrario deberá informar al responsable de cómputo esta situación a fin de que se les proporcione la capacitación necesaria.
  • El tiempo máximo para reservación de turnos para uso del servicio de préstamo interno de equipos de cómputo será de un día hábil.
  • La información resguardada en los dispositivos de almacenamiento propiedad de la sala de cómputo será depurada una vez al mes, en días preestablecidos.
  • Los servicios que tienen un costo de recuperación solamente podrán ser proporción.